Правильно уничтожаем документы или как быть с секретами?
Какие этапы предполагает утилизационный процесс?
Списание документов происходит в соответствии с определенными правилами. Данные правила предусматривают такую последовательность:
- Выявление ценности документации. В соответствии с законодательством РФ, ценность документов определяется специальной экспертной комиссией, которая подписывает договор хранения. Комиссия устанавливает ценность каждого документа, о чем создается приказ.
- Составление списка документации, подлежащей утилизации. В список включается подробное описание документов, после чего он заверяется всеми членами комиссии и ее председателем.
- Составление акта, по которому проводится утилизация документов. В акт включается перечень документов, подлежащих утилизации, с их названиями и количеством. Также указывается на основании каких законодательных актов будет проводиться их уничтожение.
- Проверка списка. Прежде чем провести утилизацию, членами комиссии в обязательном порядке выясняется проводилась ли ревизия данных бумаг и как давно это было. Если среди документов выявляются ценные, то их направляют на хранение в архив, оставшиеся бумаги подвергаются утилизации. Данный этап обязательно подразумевает составление соответствующего приказа.
- На последнем этапе проводится уничтожение отобранной документации. При этом данный процесс является конфиденциальным. Именно поэтому так важно обращаться к профессионалам, которые сохранят весь процесс в тайне.
Благодаря подобному подходу возможно снизить риски утилизации ценных документов к минимуму, а также оптимизировать утилизационный процесс. Также подобную услугу может предоставлять наша компания, имеющая для этого все законные полномочия, а также обладающая необходимыми знаниями, позволяющими провести процедуру по всем правилам и обеспечить полное отсутствие рисков уничтожения важной документации.
Как проводится утилизация?
После окончания всех этапов подготовки проводится собственно утилизация. Бухгалтерскую документацию могут утилизировать исключительно специализированные компании. Другие бумаги можно уничтожать по усмотрению руководства компании.
На сегодняшний день используются такие утилизационные методы:
- Шредирование документации – наиболее популярный и простой способ.
- Сжигание бумаг. Данный метод стал применяться довольно редко, так как для его реализации требуется специальное оборудование. Ранее этот способ зачастую применялся при утилизации секретных документов.
Как происходит уничтожение архива?
Ликвидация архива, если она проводится не путем сжигания, предполагает направление образца, с которого перед отправкой снимаются любые обложки (пластиковые, целлофановые и другие), так как их невозможно переработать.
Компании, имеющие небольшой объем документооборота, могут собственноручно провести утилизацию, к примеру, разорвав бумаги вручную либо сдав их в компанию, занимающуюся сбором макулатуры, заключив на это договор. Однако, такой метод утилизации применим только к тем документам, по которым подтверждено истечение сроков хранения. Также они не могут иметь грифа конфиденциальности и не содержат информации, которая может быть интересной для промышленного шпионажа.
