Приказы, акты, выписки и прочие бумаги — без них жизнь организации трудно представить. Архив растет, занимает все больше и больше места, но просто выбросить документы нельзя — нарушение закона. Зато уничтожить — можно, но не сразу. Разбираемся, как долго законопослушные компании обязаны хранить документы и как уничтожать их по всем правилам.
Основных документов несколько:
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Налоговый кодекс РФ.
Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Статья 29 ФЗ № 402 гласит: «Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года».
Таким образом, 5 лет — это минимальный срок для первичных документов и отчетности. Документы учетной политики и базы данных бухучета требуется хранить чуть дольше — тоже пять лет, но этот срок отсчитывается с 1 января следующего года после начала хранения.
Самое интересное — срок хранения годовой бухгалтерской отчетности. Согласно законодательству, ее нужно хранить постоянно, то есть уничтожать ее нельзя в принципе.
Статья 23 Налогового кодекса РФ говорит о том, что организации обязаны «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Дополнительных указаний в Кодексе нет, поэтому считается, что дата начинает отсчитываться со следующего дня.
Из этого правила есть исключения — скажем, годовые налоговые декларации следует хранить не менее 10 лет.
Кроме того, у акционерных обществ существует перечень учредительных документов, которые нужно хранить всегда. В частности, это
документы о создании общества;
устав общества;
решения о выпуске ценных бумаг;
протоколы собраний акционеров;
протоколы заседаний совета директоров.
С кадровыми документами все сложнее. Перечень документов утвержден в приказе №558 Министерства культуры РФ. Перечь обширный и подробный, поэтому лучше всего сверяться с ним в каждом конкретном случае.
Личные дела сотрудников, личные карточки, трудовые договора, документы о выплатах и льготах должны храниться не менее 75 лет. Впрочем, не все кадровые бумаги нужно беречь как зеницу ока всю жизнь — скажем, графики отпусков можно ликвидировать уже через год. Договора о технике безопасности, приказы о командировках и поощрениях хранятся пять лет.
Ответственность обычно предусмотрена административная, то есть штраф. Он может быть небольшим — 2-3 тысячи рублей, но если у организации не достает налоговой отчетности, то сумма наказания будет в десять раз крупнее, вплоть до 30 тысяч рублей.
Даже если срок хранения документов истек, их нельзя просто уничтожить. Сначала необходимо выпустить акт о выделении документов, подлежащих ликвидации. Кроме того, уничтожение должно проводиться по всем правилам: запись об уничтожении должна быть внесена в базу данных.
Крайне важно, чтобы организация, которые проводит уничтожение, выдавала полный комплект документов. Это пригодится в случае проверки. И еще, конечно, необходимо помнить о секретности: конкуренты не дремлют. Именно поэтому выбор компании-партнера — ответственное дело.
Уничтожение документов в компании «Пакмил» производится с помощью промышленных шредеров новейшего поколения. Они обеспечивают высокий уровень конфиденциальности и при этом работают очень быстро — сотни килограмм документов этот аппарат уничтожит за несколько минут.
А кроме того, специалисты «Пакмила» готовы проконсультировать вас по любым вопросам, которые касаются утилизации документов.
