Современное делопроизводство сопровождается бумажной документацией. Уже через несколько лет деятельности предприятий и организаций накапливается большой объем бумаг. В процессе архивирования их сортируют, определяют ценность и сроки хранения. По результатам ревизии составляют списки документов, подлежащих уничтожению, а ценные бумаги отправляют в архив.
Уничтожению подлежит документация, утратившая практическую ценность, а также та, у которой истек срок обязательного хранения. Утилизация – трудоемкий процесс. Вся информация о деятельности компании конфиденциальна, поэтому бумаги невозможно просто выбросить. Их необходимо уничтожить так, чтобы никто не получил доступа к секретным документам.
Для утилизации бумаг традиционно применяют два метода:
Сжиганием документации должны заниматься специализированные организации. Компания не может уничтожить бумаги, просто бросив в костер. Это чревато штрафными санкциями, поскольку наносит вред окружающей среде и может стать причиной пожаров. Кроме того, самостоятельное сжигание архивов не гарантирует стопроцентного уничтожения.
Шредирование – прогрессивный способ утилизации документов с использованием спецтехники. Многие компании приобретают офисные шредеры, но гораздо удобнее воспользоваться промышленным оборудованием. Оно предназначено для измельчения больших объемов бумаги любой плотности и справляется даже с картонными папками.
Документы, предназначенные для шредирования, предварительно подготавливают: вынимают из пластиковых папок, снимают полиэтиленовые и целлофановые обложки. Если утилизацией бумаг занимается специализированная фирма, представитель компании-заказчика может присутствовать и даже вести видеосъемку. По окончании работ составляется акт.
Бумагу, измельченную шредером, прессуют и отправляют на вторичную переработку. Это личный вклад каждой фирмы в защиту окружающей среды. Около 60% макулатуры используют для изготовления бумаги низкого сорта, что способствует снижению объемов вырубки лесов, сокращению количества химических реагентов и воды при производстве.
Отказ от сжигания документов в пользу шредирования и вторичной переработки помогает не только избавиться от архивов, но и сократить выбросы СО2 в атмосферу, частично решить глобальную проблему замусоривания планеты. Правильная утилизация бумаг – это проявление заботы о здоровье соотечественников с выгодой для всех.
